Automatisez vos processus éducatifs et renforcez l’accompagnement
Simplifiez l’inscription, suivez l’impact pédagogique et engagez vos apprenants avec des automatisations personnalisées.
Automatisations pour les structures éducatifs
Problématique
La gestion manuelle des candidatures génère des pertes de dossiers par abandon et mobilise des ressources administratives importantes sur des tâches répétitives. Cette approche artisanale compromet la transparence du processus et limite la capacité de suivi personnalisé des candidats selon l'avancement de leur dossier.
Solution
Nous automatisons l'ensemble du processus d'inscription : rappels automatiques pour complétion de dossier, signalement des pièces manquantes et classification des candidatures selon leur avancement. Cette orchestration garantit un suivi systématique sans intervention manuelle.
Objectifs
L'automatisation des inscriptions facilite l'accès aux formations et élimine les pertes de candidats par défaut de suivi. Cette optimisation améliore significativement la transparence du processus d'admission et maximise le taux de conversion des candidatures en inscriptions effectives, renforçant l'attractivité de l'établissement.
Indicateurs estimés
+40%
de taux de complétion
-30%
de temps sur l'administratif
-25%
de non-réponses
Problématique
La collecte manuelle des données de progression (présence, participation, résultats) génère des délais de détection des difficultés et limite la capacité d'intervention précoce. Cette fragmentation des informations compromet l'individualisation pédagogique et retarde l'identification des risques de décrochage.
Solution
Nous centralisons automatiquement toutes les données d'apprentissage (présence, progression, participation) pour générer des alertes précoces et des rapports individualisés. Cette consolidation permet une détection anticipée des difficultés et une adaptation en temps réel des actions pédagogiques.
Objectifs
L'automatisation du suivi améliore significativement l'accompagnement individualisé et prévient efficacement les décrochages par une détection précoce des signaux d'alerte. Cette personnalisation renforcée optimise les parcours d'apprentissage et maximise les taux de réussite par une intervention pédagogique ciblée et opportune.
Indicateurs estimés
-25%
de décrochage en moins
+30%
de satisfaction en plus
+40%
de réactivité éducative
Problématique
La communication manuelle autour des événements clés génère des oublis d'information et une mobilisation inégale des participants. Cette approche artisanale limite l'engagement communautaire et compromet la valorisation des moments forts de l'établissement par manque de coordination et de suivi personnalisé.
Solution
Nous automatisons les campagnes de mobilisation pour tous les événements clés : informations ciblées, rappels programmés et accompagnement personnalisé dans la préparation. Cette orchestration garantit une communication cohérente et un engagement optimal de la communauté éducative.
Objectifs
L'automatisation des campagnes renforce significativement le lien communautaire et améliore l'implication des participants aux événements institutionnels. Cette mobilisation optimisée valorise les réussites collectives et individuelles, renforçant l'appartenance à l'établissement et maximisant l'impact des temps forts pédagogiques et institutionnels.
Indicateurs estimés
-35%
de taux d’ouverture en plus
+20%
d'engagement événementiel en plus
+18%
de fidélité accrue
Problématique
La gestion manuelle des échéances administratives génère des oublis de validation, des retards de traitement et une charge de travail importante pour les gestionnaires. Cette approche artisanale compromet la rigueur administrative et limite la fluidité des échanges avec les bénéficiaires par manque de suivi systématique.
Solution
Nous automatisons le suivi de toutes les échéances administratives : validations de dossier, documents manquants, renouvellements avec alertes automatiques pour bénéficiaires et gestionnaires. Cette orchestration garantit une traçabilité complète et une réactivité optimale sur tous les processus.
Objectifs
L'automatisation administrative améliore significativement la rigueur des processus et fluidifie les échanges institutionnels. Cette optimisation limite drastiquement les erreurs de suivi et accélère les délais de traitement, renforçant la qualité de service et la satisfaction des usagers par une gestion administrative irréprochable.
Indicateurs estimés
+30%
de dossiers validés plus rapidement
-25%
d’erreurs
-40%
de temps administratif
Problématique
Les demandes d'information répétitives mobilisent les équipes administratives et pédagogiques sur des réponses à faible valeur ajoutée. Cette gestion manuelle génère des délais de réponse variables et limite l'accessibilité de l'information en dehors des heures d'ouverture, compromettant l'autonomie des usagers.
Solution
Nous déployons un assistant IA d'orientation capable de traiter automatiquement les questions courantes et d'orienter vers les interlocuteurs appropriés selon les besoins spécifiques. Cette solution garantit un accès immédiat à l'information 24/7 avec une personnalisation selon la situation de chaque usager.
Objectifs
L'assistant d'orientation automatise les interactions de premier niveau et améliore significativement l'accessibilité de l'information institutionnelle. Cette optimisation limite les sollicitations des équipes humaines tout en renforçant l'autonomie des usagers, permettant un accompagnement continu et une réactivité optimale face aux besoins d'orientation.
Indicateurs estimés
+45%
de questions traitées sans humain
-30%
de stress pour les équipes
+20%
de satisfaction
Problématique
L'absence de vision consolidée sur l'engagement, la complétion des parcours et l'impact social limite la capacité d'évaluation des actions éducatives. Cette fragmentation des données compromet la prise de décision stratégique et réduit la capacité de valorisation des résultats auprès des parties prenantes.
Solution
Nous créons un tableau de bord unifié qui centralise automatiquement toutes les métriques d'impact : engagement des apprenants, taux de complétion, satisfaction et impact social mesurable. Cette consolidation offre une vision stratégique complète aux équipes de direction.
Objectifs
Le tableau de bord d'impact optimise la mesure de l'efficacité pédagogique et améliore la prise de décision stratégique par des données consolidées et fiables. Cette intelligence éducative permet d'affiner continuellement les actions pédagogiques et de valoriser efficacement les résultats auprès des financeurs et partenaires institutionnels.
Indicateurs estimés
+30%
de réactivité éducative
+35%
de prise de décision accélérée
+20%
de reporting fiabilisé
Nos chiffres
250+
heures économisées par mois chez nos clients
+32%
de leads convertis grâce à nos systèmes automatisés
+77%
de ROI en moyenne sur les investissements
Domaines d'automatisation
Automatisation des processus internes
Analyse des opérations (projets, administratif, supply chain) pour identifier les tâches répétitives, puis mise en place de workflows automatisés afin de structurer les actions et réduire les interventions manuelles.
Automatisations orientées ventes
Automatisation des étapes du cycle commercial, incluant la gestion des prospects, l’envoi de relances, la mise à jour du CRM et la génération de devis, afin d’unifier et simplifier les démarches de vente.
Automatisation marketing & post-achat
Mise en place de scénarios automatisés pour gérer la communication avec les leads et les clients, via l’envoi d’emails, la segmentation des contacts et les actions déclenchées après un achat.
Dashboards pour le pilotage
Création de tableaux de bord connectés aux différentes sources de données pour centraliser les indicateurs clés, visualiser la performance en temps réel et faciliter les prises de décision.
Vision Next, la continuité naturelle d’une agence qui innove depuis 2017
Fondée par les créateurs de Colibrity – agence digitale reconnue par des entreprises telles qu’Ubisoft, Kia ou Nielsen – Vision Next s’appuie sur plus de 200 projets menés dans des secteurs clés : retail, e-commerce, agences, solutions SaaS et organismes éducatifs.
Notre méthodologie
1
Audit et définition des besoins
Ateliers avec vos équipes pour comprendre vos processus actuels, identifier les points de friction et définir les opportunités d’automatisation.
2
Proposition sur mesure
Présentation d’une feuille de route claire avec les automatisations prioritaires à mettre en place, classées par impact et complexité.
3
Déploiement et intégration
Mise en place des automatisations validées, test technique et ajustements avant livraison complète.
4
Analyse et amélioration continue
Suivi des performances pendant deux mois, ajustements des workflows en fonction des résultats et nouvelles opportunités identifiées.
Nos partenaires
Nous travaillons avec
Automatisation
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Autres
Outils de gestion de fichiers
Google Drive
Microsoft 365
Autres
FAQ
La durée dépend du périmètre, mais un projet standard prend en moyenne entre 3 et 6 semaines, incluant l’audit, le déploiement et les ajustements.
Non. L’objectif est de supprimer les tâches répétitives et chronophages pour permettre aux équipes de se concentrer sur les missions à forte valeur ajoutée.
Nous travaillons avec des outils no-code et IA reconnus comme n8n, Intercom, Botpress, Make ou Liveblocks et nous nous adaptons aussi à vos outils existants.
Non, nous pouvons vous accompagner même si vous partez de zéro. Et si vous êtes déjà équipé, nous améliorons et connectons vos outils actuels.
Oui, toutes nos solutions respectent les normes RGPD. Vos données restent confidentielles et sont traitées via des connexions sécurisées.
Oui, deux mois de support sont inclus dans chaque mission pour analyser les résultats et ajuster les automatisations en fonction de l’usage réel.